Bu yazıda, e-İrsaliye başvuru sürecini, avantajlarını, kimlerin bu uygulamayı kullanmak zorunda olduğunu, e-İrsaliye kesme işlemini ve entegrasyon yöntemlerini detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.
E-İrsaye Nedir?
Dijital dönüşümün hız kazandığı ve ilgili otoriteler tarafından kullanımının arttırılması yönünde regülasyonların düzenlendiği günümüzde, işletmelerin mali süreçlerini daha verimli ve şeffaf bir şekilde yönetmesi için çeşitli e-belge sistemleri devreye alınmıştır. Bu sistemlerden biri de e-İrsaliye uygulamasıdır.
e-İrsaliye, fiziksel irsaliyenin elektronik ortamda düzenlenen halidir. Türkiye’de, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından zorunlu hale getirilen e-İrsaliye, malın satıcıdan alıcıya sevki sırasında düzenlenen ve taşınan malı belgeleyen dijital bir sevk irsaliyesidir.
Geleneksel irsaliyenin dijital versiyonu olan e-İrsaliye, mal sevkiyatı sırasında düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine dijital ortamda gönderilen bir belgedir. e-İrsaliye, kâğıt irsaliyenin tüm yasal işlevlerini yerine getirir ve malın sevkiyatı sırasında taşınmasını zorunlu kılan bir belgedir.
E-İrsaliyenin Avantajları Nelerdir?
e-İrsaliye avantajları, işletmelere birçok alanda kolaylık ve maliyet tasarrufu sağlar. İşte e-İrsaliyenin başlıca avantajları:
- Dijital Arşivleme: e-İrsaliye, kâğıt irsaliye gibi fiziksel bir belge olmadığından dijital ortamda arşivlenebilir ve kolayca erişilebilir.
- Hızlı ve Güvenli Gönderim: Mal sevkiyatı sırasında irsaliye bilgileri anında GİB sistemine iletilir, bu da sürecin hızlanmasını sağlar.
- Maliyet Tasarrufu: Kâğıt, baskı ve kargo masraflarının ortadan kalkmasıyla işletmeler maliyet tasarrufu yapabilir.
- Çevre Dostu: e-İrsaliye, kağıt kullanımını engellediği için çevre dostudur.
- Kolay Takip ve Denetim: Dijital ortamda düzenlenen e-İrsaliye, denetim süreçlerinde daha hızlı ve kolay bir şekilde incelenebilir.
Bu avantajlar, e-İrsaliyenin tercih edilmesinde önemli bir rol oynar ve işletmelerin dijitalleşme sürecini hızlandırır.
E-İrsaliye ve Geleneksel İrsaliye Arasındaki Farklar
e-İrsaliye ve geleneksel irsaliye arasında temel fark, düzenlenme ve saklanma şeklidir. Geleneksel irsaliye, fiziksel olarak düzenlenen ve mal sevkiyatı sırasında taşınan bir belgedir. Ancak e-İrsaliye, dijital ortamda düzenlenir ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na elektronik olarak iletilir. İşte bazı temel farklar:
- Düzenleme: Geleneksel irsaliye elle veya yazıcı ile basılırken, e-İrsaliye dijital olarak oluşturulur ve saklanır.
- Saklama: Geleneksel irsaliye fiziksel olarak saklanırken, e-İrsaliye dijital ortamda saklanır ve arşivlenir.
- Gönderim: Geleneksel irsaliye kargo veya fiziksel yollarla iletilirken, e-İrsaliye anında GİB sistemine gönderilir.
e-İrsaliye, geleneksel irsaliyenin tüm işlevlerini dijital ortamda sunar ve işletmelere daha hızlı, güvenli ve maliyet etkin bir çözüm sağlar.
Kimler E-İrsaliye Kullanmak Zorundadır?
Kimler e-İrsaliye kullanmak zorundadır sorusu, işletmelerin bu sisteme dahil olup olmaması gerektiğini belirlemede önemlidir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kriterlere göre, belirli bir ciro sınırını geçen işletmeler için e-İrsaliye kullanımı zorunlu kılınmıştır. E-Fatura kullanan ve 2023 ve takip eden yıllarda brüt satışı 10 milyon TL ve üzerinde olan yükümlüler, 2024 yılı 1 Temmuz itibariyle e-irsaliyeye geçtiler. Yapılan düzenlemelere göre:
- e-Fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler,
- Araç tescil alım satımı yapan işletmeler,
- Maden işletme ruhsatına sahip olanlar,
- Akaryakıt ve madeni yağ sektöründe faaliyet gösterenler,
- Demir-çelik ve diğer metal sektöründe faaliyet gösterenler e-İrsaliye kullanmak zorundadır.
Bu kriterlere uyan işletmeler, e-İrsaliye zorunluluğu kapsamında bu sistemi kullanmakla yükümlüdürler.
E-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-İrsaliye başvurusu, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge portalı üzerinden yapılmaktadır. Başvuru yaparken izlenmesi gereken adımlar şunlardır:
- e-Fatura Sistemine Kayıt: e-İrsaliye kullanmak isteyen mükellefler öncelikle e-Fatura sistemine kayıt olmalıdır.
- Mali Mühür Temini: e-İrsaliye başvurusu için gerekli olan mali mühür, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan temin edilmelidir.
- e-Belge Portalına Giriş: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge portalına mali mühürle giriş yapılır ve e-İrsaliye başvurusu yapılır.
- Başvurunun Onaylanması: GİB tarafından başvuru onaylandığında, işletme e-İrsaliye kullanmaya başlayabilir.
E-İrsaliye İptali Nasıl Yapılır?
e-İrsaliye iptali ve düzeltme işlemleri, belirli şartlar altında mümkündür. Eğer düzenlenen bir e-İrsaliye yanlış bilgiler içeriyorsa ya da iptal edilmesi gerekiyorsa GİB sistemi üzerinden bu işlemler yapılabilir. İptal ve düzeltme işlemleri, GİB tarafından belirlenen kurallar çerçevesinde ve 7 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir.
Sevkiyat süreci henüz başlamamışsa, e-İrsaliye sistemine girerek GİB Portal ya da özel entegratör aracılığıyla düzenlenmiş olan irsaliye üzerinde iptal işlemi yapılabilir.
Eğer sevkiyat gerçekleştirilmişse, e-İrsaliye doğrudan iptal edilemez. Bu durumda yapılması gereken işlem bir iade e-İrsaliyesi düzenlemektir:
Sevkiyat işlemi tamamlandıktan sonra bir hata tespit edilirse, alıcı tarafından düzenlenen iade e-İrsaliyesi ile işlem tersine çevrilebilir.
Bu, e-İrsaliye’nin iptal edilmesi anlamına gelmez, ancak işlemin düzeltilmesini sağlar Satıcı iade irsaliyesini kabul eder: Satıcı, iade edilen mallar için alıcının düzenlediği e-İrsaliye’yi kabul eder ve sürecin muhasebesel kaydı buna göre yapılır.
e-İrsaliye Başvurusu için Gerekli Belgeler Nelerdir?
e-İrsaliye başvurusu için gerekli belgeler şunlardır:
- Mali mühür sertifikası,
- Vergi numarası ve diğer mükellefiyet bilgileri,
- e-Fatura sistemine kayıtlı olduğuna dair belge,
- Yetkili kişilerin kimlik bilgileri ve iletişim bilgileri.
E-İrsaliye Başvurusunda Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
e-İrsaliye başvurusunda dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:
- Mali mühür başvurusunun eksiksiz yapılması,
- e-Fatura sistemine kayıtlı olma zorunluluğu,
- Başvuru sırasında belgelerin doğru ve tam bir şekilde sunulması.
E-İrsaliye Entegrasyon Yöntemleri
e-İrsaliye entegrasyon yöntemleri, işletmelerin büyüklüğüne, faaliyet gösterdikleri sektörlere ve ihtiyaçlarına göre farklılık gösterir. Bir işletmenin hangi yöntemi seçeceği, irsaliye işlemlerinin sayısına, bu işlemleri nasıl yönetmek istediklerine ve mevcut muhasebe altyapısına bağlıdır. Küçük ölçekli işletmelerden büyük holdinglere kadar tüm firmalar için farklı entegrasyon seçenekleri mevcuttur. Aşağıda, e-İrsaliye entegrasyonu yaparken kullanabileceğiniz üç ana yöntem detaylı bir şekilde açıklanmıştır:
GİB Portal Üzerinden E-İrsaliye Kullanımı
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu GİB Portal, küçük ve orta ölçekli işletmeler için manuel e-İrsaliye düzenleme imkânı sunar. GİB Portal, ücretsiz bir çözüm olarak mükelleflere hizmet verir ve belirli bir işlem hacminin altında olan firmalar için yeterli olabilir. Bu portal üzerinden işletmeler, e-İrsaliye oluşturabilir, gönderebilir, arşivleyebilir ve bu belgeleri GİB’e iletebilirler. Portalın kullanımı oldukça basittir, ancak manuel süreçlere dayandığı için bazı sınırlamaları da beraberinde getirir.
Avantajları:
- Ücretsiz ve erişilebilir bir çözüm: GİB Portal üzerinden e-İrsaliye düzenlemek, küçük işletmeler için maliyetsiz bir yöntemdir. İşletmelerin özel bir yazılım ya da üçüncü parti hizmet sağlayıcılarına ihtiyaç duymadan irsaliye işlemlerini yapmalarını sağlar.
- Basit kullanım: Portalın kullanıcı arayüzü basit ve anlaşılırdır. Temel bilgisayar bilgisi olan herkes bu sistemi kolayca kullanabilir.
Dezavantajları:
- Manuel işlem: Çok sayıda e-İrsaliye düzenleyen işletmeler için bu yöntem zaman alıcı olabilir. Her bir irsaliyenin manuel olarak düzenlenmesi ve sisteme yüklenmesi, zaman kaybına yol açabilir.
- Otomasyon eksikliği: GİB Portal, otomatik irsaliye düzenleme ve gönderme gibi özellikler sunmadığından, özellikle yüksek hacimli işlem yapan firmalar için ideal bir çözüm olmayabilir.
- Ölçeklenebilirlik: Büyük ölçekli işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamakta yetersiz kalabilir, çünkü manuel işlem hacmi sınırlıdır.
Sonuç olarak GİB Portal, düşük işlem hacmi olan küçük işletmeler için maliyetsiz ve pratik bir çözüm sunarken, yüksek hacimli irsaliye işlemi yapan büyük işletmeler için iş gücü ve zaman kaybı yaratabilir.
Özel Entegratör Kullanarak E-İrsaliye Yönetimi
Büyük ölçekli işletmeler ve yüksek hacimli irsaliye işlemi yapan firmalar için en uygun seçeneklerden biri özel entegratör kullanarak e-İrsaliye yönetimidir. Özel entegratörler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş ve GİB ile tam entegre çalışan yazılım sağlayıcılarıdır. Bu entegratörler, işletmelerin irsaliye işlemlerini otomatik olarak yönetmelerine olanak tanır ve tüm süreci hızlandırır. Ayrıca özel entegratörler sayesinde e-İrsaliye, muhasebe sistemleriyle entegre çalışabilir ve işletmelerin irsaliye süreçlerini sorunsuz bir şekilde yönetmesine olanak tanır.
Avantajları:
- Yüksek işlem hacmi: Özel entegratörler, çok sayıda e-İrsaliye düzenleyen büyük firmalar için ideal bir çözümdür. Manuel işlem gerektirmez, böylece irsaliye süreçleri otomatikleştirilir ve zamandan tasarruf sağlanır.
- Otomatik ve sürekli entegrasyon: Muhasebe ve ERP sistemleriyle tam entegrasyon sağlanarak irsaliye süreçleri otomatik hâle getirilir. Bu, iş süreçlerini hızlandırarak hata riskini en aza indirir.
- Gelişmiş raporlama ve analiz: Özel entegratörler, işletmelerin irsaliye işlemlerini detaylı bir şekilde raporlayabilir ve analiz edebilir. Böylece işletmeler, finansal bilgilerini etkili bir şekilde takip edebilirler.
- Güvenli veri saklama: Özel entegratörler, işletmelerin tüm e-İrsaliye işlemlerini güvenli bir şekilde saklar ve arşivler. Bu da denetim süreçlerinde büyük kolaylık sağlar.
Dezavantajları:
- Maliyetli: Özel entegratör hizmetleri, küçük işletmeler için çok daha maliyetli olabilir. Özellikle küçük işlem hacmine sahip firmalar, bu tür hizmetler için gerekli bütçeye sahip olmayabilir.
- Dışa bağımlılık: Özel entegratör kullanımı, firmanın bu yazılım sağlayıcısına bağımlı hâle gelmesine neden olabilir. Bu da işletme için bazı esneklik sorunları yaratabilir.
Özetle özel entegratörler, büyük ölçekli işletmeler için hızlı, güvenli ve otomatik bir çözüm sunar. Ancak bu yöntemin maliyeti göz önünde bulundurularak küçük işletmelerin tercih etmeyebileceği bir çözüm olabilir.
Muhasebe Programları ile E-İrsaliye Entegrasyonu
Muhasebe programları ile e-İrsaliye entegrasyonu, işletmelerin mevcut muhasebe yazılımlarını e-İrsaliye sistemine entegre ederek işlemlerini daha kolay ve hızlı bir şekilde kontrol etmelerine imkân tanır. e-İrsaliye programları, halihazırda muhasebe yazılımı kullanan işletmeler tarafından tercih edilir. Muhasebe programları ile entegre çalışan e-İrsaliye sistemi, tüm mali işlemleri tek bir platform üzerinden yönetme avantajı sunar.
Avantajları:
- Mevcut sistemle entegrasyon: Eğer bir işletme zaten bir muhasebe programı kullanıyorsa, e-İrsaliye entegrasyonunu bu sistem üzerinden sağlamak daha pratik ve maliyet etkin olabilir. İşletme, ek bir platforma ihtiyaç duymadan mevcut altyapısını kullanarak entegrasyonu gerçekleştirebilir.
- Zamandan tasarruf: Muhasebe programları ile entegre bir e-İrsaliye sistemi, işlemlerin otomatik olarak yapılmasını sağlar ve manuel müdahale ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu da özellikle yoğun muhasebe ve irsaliye trafiği olan işletmelere zaman tasarrufu sağlar.
- Veri bütünlüğü: Muhasebe yazılımları ile e-İrsaliye entegrasyonu, mali verilerin tek bir platformda toplanmasını sağlar. Bu da işletmenin mali verilerini daha iyi analiz edebilmesini ve raporlayabilmesini kolaylaştırır.
Dezavantajları:
- Yüksek maliyet: Bazı muhasebe yazılımlarının e-İrsaliye entegrasyonu ek bir maliyet gerektirebilir. Bu nedenle küçük işletmeler için bütçe dostu bir çözüm olmayabilir.
- Teknolojik altyapı ihtiyacı: Muhasebe programları ile entegrasyon, belirli bir teknolojik altyapı ve teknik bilgi gerektirebilir. Bu nedenle işletmelerin IT desteği alması gerekebilir.
Bu yöntem, özellikle mevcut muhasebe altyapısını kullanan ve geniş veri yönetimi yapan işletmeler için büyük avantajlar sunar. Ancak entegrasyon süreci ve ek maliyetler göz önünde bulundurulmalıdır.
E-İrsaliye Düzenleme ve Gönderim Süreci Nasıl Yapılır?
e-İrsaliye düzenleme ve gönderim süreci, dijital ortamda yapılır. İrsaliye bilgileri, mal sevkiyatı sırasında GİB sistemine gönderilir ve malın taşınması sırasında bu bilgiler dijital olarak takip edilir. İrsaliye, düzenlendikten sonra alıcıya ve GİB sistemine anında iletilir.
e-İrsaliye’nin Düzenlenmesi
- Satıcı, sevkiyatı yapılacak malzeme veya ürünler için elektronik ortamda irsaliye hazırlar.
- e-İrsaliye üzerinde alıcı, satıcı, malın cinsi, miktarı, sevk tarihi ve yeri gibi bilgiler yer alır.
- Hazırlanan irsaliye, GİB sistemine veya entegratör sistemine iletilir. Bu süreçte irsaliye numarası ve zaman damgası ile irsaliye kaydedilir.
e-İrsaliye’nin Alıcıya Gönderilmesi
- İrsaliye, GİB üzerinden onaylandıktan sonra elektronik ortamda alıcıya gönderilir. Alıcı da e-İrsaliye mükellefi ise, irsaliye GİB üzerinden doğrudan alıcıya ulaşır.
- Eğer alıcı e-İrsaliye ve e-fatura kullanmıyorsa, kağıt çıktısı alınarak sevkiyat sırasında teslim edilmesi gerekir.
e-İrsaliye’nin Sevkiyatta Kullanılması
- Sevkiyat sırasında e-İrsaliye’nin bir kopyası ya dijital ortamda (örneğin QR kod ya da karekod ile) ya da kağıt çıktısı ile araçta bulundurulmalıdır.
- Denetimler sırasında, bu irsaliye araçta yetkili kişilere ibraz edilmelidir.
Arşivleme
e-İrsaliye’ler dijital ortamda arşivlenir ve 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Elektronik ortamda düzenlenen tüm belgelerin GİB onaylı sistemler tarafından muhafaza edilmesi ve gerektiğinde ibraz edilmesi gerekir.
Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir:
e-Defter Nedir? e-Defter Kimler için Zorunlu (2024)
e-Bordro Nedir? Nereden Alınır?
e-Belge Nedir? Türleri Nelerdir?