Günümüzde işletmelerin dijital dönüşüm süreçleri hızla devam ederken e-Defter uygulaması da işletmelerini dijitalleştirmek isteyen kullanıcılar için önemli bir yer tutmaktadır. e-Defter, kağıt üzerinde tutulan defterlerin dijital ortamda tutulmasına olanak sağlayan bir uygulamadır. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na uygun olarak dijital ortamda oluşturulan ve saklanan yasal defterlerdir. Elektronik ortamda hazırlanıp mali mühür veya elektronik imza ile onaylanan bu defterler, kağıt defterlerin yerini almaktadır.
e-Defter Nedir? Avantajları Nelerdir?
e-Defter, işletmelerin yasal defterlerini elektronik ortamda hazırlayıp, güvenli bir şekilde saklamalarını sağlayan bir sistemdir. Bu sistemin en büyük avantajlarından biri, kağıt israfını önlemesi ve işletmelere ciddi anlamda zaman kazandırmasıdır. e-Defter avantajları arasında, defterlerin dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanabilmesi ve kolayca erişilebilir olması da yer alır. Kağıt defterlerde yaşanabilecek kaybolma, yıpranma gibi riskler, e-Defter sistemiyle ortadan kalkar.
Ayrıca e-Defter avantajları arasında denetim süreçlerinin hızlanması ve daha şeffaf hâle gelmesi de bulunur. Dijital ortamda saklanan defterler, gerektiğinde denetimcilere kolayca sunulabilir. Bunun yanı sıra e-Defter uygulaması, işletmelere maliyet avantajı da sağlar. Kağıt, baskı ve saklama maliyetlerinin ortadan kalkması, işletmelerin finansal yükünü hafifletir.
e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Defter başvurusu yapmak isteyen işletmelerin öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) başvuruda bulunmaları gerekir. Bu başvuru süreci, işletmelerin yasal olarak e-Defter kullanmaya başlamadan önce tamamlamaları gereken zorunlu bir işlemdir.
e-Defter, kağıt üzerinde tutulması zorunlu olan defterlerin dijital ortamda oluşturulup saklanmasına olanak tanır ve bu sayede işletmelerin muhasebe süreçlerinde önemli bir kolaylık sağlar. Fakat e-Defter kullanımına geçebilmek için belirli yasal prosedürlerin yerine getirilmesi önemlidir. Bu noktada, e-Defter başvurusu süreci dikkatle takip edilmelidir.
Öncelikle mali mühür veya elektronik imza sahibi olmak zorunludur. Bu iki unsur, başvurunun resmi ve geçerli bir şekilde yapılabilmesi için kritik bir role sahiptir. Mali mühür, Türkiye’de elektronik belgelerin yasal geçerliliğe sahip olmasını sağlayan bir dijital imza sistemidir.
Elektronik imza ise kişilerin ya da kurumların dijital ortamlarda kimlik doğrulaması yapabilmesine olanak tanıyan bir diğer dijital imza türüdür. Her iki imza türü de e-Defter başvurusu sürecinde işletmenin dijital kimliğini doğrulamak için kullanılmaktadır. Özellikle mali mühür, işletmelerin dijital dünyada resmi belgeler oluşturmasına olanak tanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı nezdinde büyük bir önem taşır.
Mali mühür, TÜBİTAK tarafından sağlanan özel bir sertifikayla birlikte alınır. İşletmeler, mali mühür almak için TÜBİTAK’a başvurarak bu süreci tamamlayabilirler. Mali mühür başvurusu, genellikle birkaç iş günü içinde sonuçlanır ve işletmeler, mühürlerini aldıktan sonra e-Defter başvurusuna devam edebilirler.
Mali mühür olmadan e-Defter başvurusunun tamamlanması mümkün değildir. Bu nedenle işletmelerin başvuru sürecine başlamadan önce mali mühür başvurularını yapmaları gerekmektedir. Mali mühür sürecinin tamamlanması, e-Defter başvurusunun ilk adımı olarak kabul edilebilir.
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesi üzerinden yapılan başvuru işlemleri, oldukça kullanıcı dostu bir platformda gerçekleştirilir. Başvuru süreci boyunca işletmeler, gerekli belgeleri sisteme yükleyerek adım adım ilerlerler.
Her adımda hangi belgelerin gerektiği ve hangi formların doldurulması gerektiği belirtilir. İşletmelerin dikkat etmesi gereken önemli bir nokta, belgelerin doğru ve eksiksiz olarak sisteme yüklenmesidir. Belgelerde herhangi bir hata veya eksik olması durumunda, başvuru süreci uzayabilir ve işletme e-Defter sistemine geçiş yapamayabilir.
Başvuru sürecinin sorunsuz bir şekilde tamamlanabilmesi için, işletmelerin öncelikle e-Defter başvurusunda kullanacakları belgeleri hazırlamaları gerekmektedir. Başvurunun önemli aşamalarından biri, işletmenin vergi levhası, ticaret sicil gazetesi ve mali mühür başvuru formunu sisteme yüklemesidir.
Bu belgeler, işletmenin yasal statüsünü ve vergi mükellefiyetini doğrulayan resmi belgelerdir. Vergi levhası, işletmenin vergi kimliğini ve ticaret unvanını gösterirken ticaret sicil gazetesi işletmenin yasal olarak kurulduğunu ve ticaret siciline kayıtlı olduğunu doğrular. Bu belgeler, e-Defter başvurusunun kabul edilebilmesi için zorunlu olarak istenmektedir.
Başvuru için Gereken Belgeler Nelerdir?
Başvuru sürecinde işletmelerin sisteme yüklemeleri gereken belgeler oldukça önemlidir. e-Defter başvuru belgelerinin eksiksiz ve doğru olması, başvurunun problemsiz bir şekilde ilerlemesi açısından önemli bir rol oynar. İlk olarak vergi levhası başvurunun temel belgelerinden biridir. Vergi levhası, işletmenin vergi numarası, ticaret unvanı, faaliyet konusu gibi bilgileri içeren ve vergi mükellefiyetini gösteren bir belgedir. Bu belge olmadan e-Defter başvurusu yapılamaz, dolayısıyla vergi levhasının güncel ve doğru bilgilerle hazırlanmış olması gerekmektedir.
Bunun yanı sıra, ticaret sicil gazetesi de başvuru sırasında talep edilen belgelerden biridir. Ticaret sicil gazetesi, işletmenin resmi olarak kurulduğunu ve ticaret siciline kayıtlı olduğunu gösteren bir belgedir. İşletmenin kuruluş aşamasındaki tüm resmi bilgileri bu gazetede yer alır. İşletmenin kurucu ortakları, sermaye yapısı ve yönetim kurulu gibi bilgiler bu belge üzerinde belirtilir. Ticaret sicil gazetesinin güncel ve işletmenin tüm yasal değişikliklerini içerecek şekilde olması gerekmektedir. Aksi takdirde, başvuru sürecinde sıkıntılar yaşanabilir.
Mali mühür başvuru formu, işletmenin mali mühür başvurusunu yaptığını ve mali mühür sertifikasını aldığını gösteren bir diğer belgedir. Mali mühür, işletmenin dijital ortamda güvenli ve yasal belgeler oluşturmasını sağlayan bir dijital kimlik doğrulama sistemidir. Bu mühür, e-Defter başvurusunun yasal geçerlilik kazanması için kritik öneme sahiptir. Başvuru sırasında, mali mühür başvuru formunun doğru ve eksiksiz bilgilerle doldurulmuş olması gerekir. Başvuru süreci boyunca kullanılan belgelerin doğruluğu, işletmenin e-Defter sistemine sorunsuz bir şekilde geçiş yapmasını sağlar.
Son olarak başvuru sırasında yetkili kişilerin kimlik bilgileri ve iletişim bilgileri de sisteme yüklenir. e-Defter sisteminde yetkili olarak atanacak kişiler, işletme adına işlemleri yürütecek ve belgeleri dijital olarak imzalayacak kişilerdir. Bu kişilerin kimlik bilgileri, doğru ve eksiksiz bir şekilde sunulmalıdır. Yanlış bilgi verilmesi durumunda, başvuru süreci olumsuz etkilenebilir ve yetkili kişiler tarafından imzalanan belgeler geçersiz sayılabilir.
Başvuru süreci tamamlandığında, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan inceleme sonrasında işletmenin e-Defter başvurusu onaylanır. Başvurunun onaylanmasının ardından, işletme yasal olarak e-Defter kullanmaya başlayabilir ve dijital ortamda defter tutma yükümlülüğünü yerine getirebilir.
Kimler e-Defter Kullanmak Zorundadır?
e-Defter zorunluluğu özellikle büyük ölçekli işletmeleri kapsamaktadır. Yıllık satış hasılatı belirli bir sınırı aşan işletmeler, kanunen e-Defter tutmak zorundadır. Bu işletmeler arasında, anonim ve limited şirketler başta gelir.
e-Defter zorunluluğu, belirli ölçekteki işletmeler için geçerlidir. Özellikle belirli bir ciroyu aşan işletmeler, kanunen e-Defter tutmak zorundadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre, yıllık satış hasılatı 2023 sonrası için 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar için, 1 Temmuz 2024 yılı itibariyle e-Defter kullanımını zorunlu hâle getirilmiştir.
Bunun yanı sıra, e-Fatura kullanan işletmelerin de e-Defter sistemine geçmesi gerekmektedir. Bu zorunluluk, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerini hızlandırırken yasal yükümlülüklerini kolayca yerine getirmelerine imkân tanır.
Ayrıca e-Fatura sistemine dahil olan firmalar da e-Defter kullanmakla yükümlüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre, e-Defter zorunluluğu her yıl güncellenmekte ve bu zorunluluğa tabi olan işletmelere bildirimde bulunulmaktadır.
2023 yılında 3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı olan vergi mükellefleri, 1 Temmuz 2024 yılında sektör fark etmeksizin e-fatura ve e-arşive geçiş yaptılar.
Bununla birlikte, e-defter kullanım zorunluluğu olan mükellef ve sektörler aşağıdaki gibidir;
- e-Fatura kullanımına geçen mükellefler aynı zamanda e-defter kullanmak zorundadır.
Belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler: - Petrol piyasası lisans sahipleri (dağıtıcılar, bayiler vs.)
- Tütün mamulleri ve alkollü içki imal, ithal ve dağıtıcıları
- Maden işletmeleri (faaliyet izinlerine sahip olanlar)
- Vergi Usul Kanunu’na göre belirlenen özel hesap dönemini kullanan mükellefler de e-defter tutmak zorundadır.
e-Defter Saklama Süresi ve Yasal Yükümlülükler
e-Defter saklama süresi, vergi kanunlarına göre belirlenmiştir. İşletmeler, e-Defterlerini en az 10 yıl süreyle saklamak zorundadır. Bu süre zarfında, işletmelerin dijital ortamda sakladıkları defterleri gerektiğinde denetimcilere sunmaları gerekmektedir. e-Defter saklama süresi boyunca, defterlerin güvenli bir ortamda tutulması ve yasal yükümlülüklere uygun olarak muhafaza edilmesi zorunludur.
e-Defter cezaları ise bu yükümlülüklere uyulmaması durumunda devreye girer. Özellikle defterlerin zamanında sunulmaması, eksik veya hatalı kayıtların bulunması gibi durumlarda, işletmeler ciddi cezalarla karşı karşıya kalabilirler. Bu nedenle e-Defterlerin doğru bir şekilde saklanması, e-Defter yasal yükümlülükler ile uyumlu olması ve düzenli olarak kontrol edilmesi büyük önem taşır.
e-Defter Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler
e-Defter kullanırken dikkat edilmesi gerekenler, işletmelerin yasal süreçlerini sorunsuz bir şekilde tamamlaması açısından büyük önem taşır. İlk olarak e-Defterlerin zamanında oluşturulması ve elektronik imza ya da mali mühür ile onaylanması gerekmektedir.
Ayrıca e-Defterlerin doğru bir şekilde saklanması ve düzenli yedeklenmesi de büyük önem taşır. Dijital ortamda saklanan bu defterlerin, olası veri kayıplarına karşı yedeklenmesi, işletmelerin mali verilerini koruma altına almasını sağlar.
e-Defter Uyumlu Programlar Nelerdir?
e-Defter uyumlu programlar, işletmelerin bu sistemi daha kolay bir şekilde kullanabilmesi için geliştirilmiştir. e-Defter oluşturma ve saklama süreçlerini kolaylaştıran birçok yazılım bulunmaktadır.
e-Defter programları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı olup e-Defter oluşturma, imzalama ve saklama işlemlerini otomatik hâle getirir. İşletmeler, ihtiyaçlarına uygun olan bir e-Defter programı seçerek defterlerini dijital ortamda güvenli bir şekilde tutabilirler. TÜRMOB’un geliştirdiği Luca, Nebim ve ETA gibi programlar, e-Defter ile uyumlu olarak çalışmaktadır.
Bu içeriklerimiz de ilginizi çekebilir;
e-Bordro Nedir? Nereden Alınır?
ESBİS Nedir? Esnaf ve Sanatkarlar Odası Kaydı Nasıl Yapılır? (2024)
Bilanço Nedir? Nasıl Hesaplanır?
e-İrsaliye Nedir? e-İrsaliye Geçiş Zorunluluğu (2024)