e-Arşiv, elektronik ortamda düzenlenen, muhafaza ve ibraz edilen faturalara verilen isimdir. Gelir İdaresiBaşkanlığı aldığı kararlarla her yıl fatura kesim limitlerini güncellemekte ve işletmelerin e-faturaya geçişini hızlandırarak kayıt dşı satışların önüne geçmeyi hedeflemektedir.
Günümüzde birçok işletme, kağıt israfını önlemek ve işlemleri hızlandırmak amacıyla e-Arşiv sistemini kullanır. Bu sistem, özellikle büyük hacimli satış yapan ve faturalandırma işlemlerini elektronik ortamda yürüten işletmeler için büyük kolaylıklar sağlar. Bu yazımızda, e-Arşiv nedir ve e-arşiv faturayı kimler kulllanmak zorundadır konularını ele alacağız.
e-Arşiv Nedir?
e-Arşiv nedir sorusuna cevap olarak e-Arşiv, elektronik fatura düzenleme ve saklama sürecini ifade eden bir terimdir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yürütülen bu sistem, işletmelerin kağıt fatura kullanımını azaltmasına, işlemlerini online ortamda hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleştirmesine olanak tanır.
e-Arşiv, kağıt faturalarla eşdeğer yasal geçerliliğe sahip olup, elektronik ortamda düzenlenen, gönderilen, alınan, saklanan ve ibraz edilen faturaları kapsar. Bu sistem sayesinde işletmeler, kağıt fatura basımı, muhafaza etme ve arşivleme gibi iş yükünden kurtularak operasyonel verimliliği artırabilirler.
Kimler e-Arşiv Kullanmak Zorunda?
Vergi mükellefi olsun veya olmasın, aynı gün içerisinde vergiler dahil edilerek düzenlenecek faturanın 6.900 TL’yi aşması durumunda, ilgili işletmenin faturayı e-arşiv fatura olarak düzenleme zorunluluğu bulunmaktadır.
e-Arşiv sistemine geçiş, belirli şartları taşıyan işletmeler için zorunludur. Türkiye’deki yasal düzenlemelere göre, 2Bin-5Bin TL ve üzerinde satış yapan işletmelerin 2023 yılında ilgili faturaları e-arşiv fatura olarak düzenleme zorunluluğu vardı. İlgili kanun, 2024 yılına gelindiğinde ise bu tutar 6.900 TL olarak düzenlendi.
Bu düzenlemeler, hem mükelleflerin hem de GİB’in iş yükünü azaltmayı, kağıt israfını önlemeyi ve işlemleri elektronik ortamda daha verimli bir şekilde yürütmeyi amaçlar.
e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Arşiv sistemine geçmek isteyen işletmelerin ilk adımı, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) resmi web sitesine giriş yaparak başvuru formunu doldurmaktır. Bu aşamada, işletmenin tam ticari unvanı, vergi kimlik numarası, adresi gibi temel bilgilerin yanı sıra e-Arşiv sistemini kullanacak yetkililerin bilgileri de gereklidir.
Başvuru işlemi sırasında, işletmenin e-Arşiv sistemine uyum sağlayabilmesi için gerekli teknik donanıma sahip olduğunu gösteren belgeler de sunulmalıdır. Başvurunun onaylanması işlemlerin resmiyet kazanması anlamına gelir ve bu onay sonrasında işletmeler, e-Arşiv faturalarını düzenlemeye başlayabilir.
e-Arşiv Portal Üzerinden Nasıl e-Arşiv Fatura Keserim?
e-Arşiv sistemine başarıyla kaydolan işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv portalını kullanarak elektronik fatura düzenleme işlemlerini hızla gerçekleştirebilir. Portal kullanımı için öncelikle GİB’in web sitesi üzerinden kullanıcı adı ve şifreyle giriş yapılmaşlıdır.
Sistem, kullanıcılarına intuitif bir arayüz sunarak fatura düzenleme sürecini basitleştirir. İşletmeler, portal üzerinde yer alan fatura düzenleme ekranında gerekli tüm bilgileri; alıcı firma bilgileri, ürün veya hizmet detayları, miktar ve fiyat gibi bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde girerek faturalarını kolayca oluşturabilir.
Oluşturulan faturalar, elektronik imza ile onaylandıktan sonra doğrudan alıcının elektronik posta adresine veya GİB tarafından belirlenen diğer elektronik kanallar aracılığıyla iletilir. Bu sayede, işletmelerin fatura basımı, gönderimi ve arşivleme süreçlerinde önemli ölçüde zaman ve maliyet tasarrufu sağlanmış olur.
e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Fatura, e-fatura mükelleflerine kesilip iletilirken, e-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan kişilere iletilmektedir.
Her iki fatura türü de, dijital ortamda hazırlanmakta olup, kullanımına göre çeşitli farkları bulunmaktadır.
Bunlar;
- e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı ya da Özel Entegratörler yoluyla karşı tarafa ulaştırılırken, e-arşiv fatura e-posta yoluyla veya doğrudan çıktı alarak iletilebilmektedir.
- Her iki fatura türünde de mali mühür kullanılabilmektedir. Ancak e-arşiv fatura türünde mali mühür kullanım zorunluluğu bulunmamaktadır.
- e-Arşiv fatura türünde zaman damgası bulunurken, e-fatura türünde zaman damgası kulanılmamaktadır.
- e-Arşiv faturada format zorunluluğu bulunmaz, ancak e-fatura UBL-TR (Universial Business Langugage) formatında olmalıdır.
- e-Fatura ve e-Arşiv, elektronik fatura sistemlerinin iki temel bileşenidir ve her biri farklı işlemler için tasarlanmıştır.
e-Fatura, esas olarak işletmeler arası (B2B) ticari işlemlerde kullanılır ve mükellefler arasındaki elektronik faturalandırma işlemlerini kapsar. Öte yandan, e-Arşiv fatura sistemi hem B2B hem de işletmeler ile son tüketiciler arasındaki (B2C) işlemlerde kullanılır.
Bu, e-Arşiv’in, perakende sektöründe faaliyet gösteren işletmeler ve e-ticaret platformları için özellikle uygun olduğu anlamına gelir. e-Arşiv faturaları, mükellef olmayan bireylere de kesilebilir, bu da onların geniş kullanım alanını ve esnekliğini gösterir. Bu bilgiler, e-arşiv nasıl kesilir sorusunun cevabıdır.
e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
e-Arşiv Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv Portalı üzerinden kesilmektedir E-Arşiv fatura keserken, mali mühür veya e-imzaya ihtiyacınız bulunmaktadır.
e-Arşiv fatura kesim süreci, işletmelerin müşterilerine hızlı ve verimli bir şekilde fatura sunmalarını sağlar. İşletmeler, kendi muhasebe veya ERP (Enterprise Resource Planning) sistemlerini kullanarak veya GİB’in e-Arşiv portalına doğrudan erişerek e-Arşiv faturaları düzenleyebilirler.
Bu sistemler, Gelir İdaresi Başkanlığı ile entegre şekilde çalışır ve faturalandırma işlemlerinin hızlı ve hatasız bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Fatura bilgileri, ilgili yazılım aracılığıyla girildikten sonra, elektronik fatura anında oluşturulur ve istenirse müşteriye e-posta yoluyla gönderilebilir. Bu, işletmelerin operasyonel verimliliğini artırırken, müşteri memnuniyetini de yükseltir.
e-Arşiv Fatura’nın Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv fatura kullanımı, işletmelere birçok avantaj sağlamaktadır. Bunlardan ilki, çevresel etkinin azaltılmasıdır; kağıt kullanımının önlenmesi doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunur.
e-Arşiv faturalar; işletmelerin kağıt, baskı ve fiziksel arşivleme gibi geleneksel fatura işlemlerine bağlı maliyetlerini önemli ölçüde düşürür. Bu, özellikle büyük hacimli işlemleri olan işletmeler için maliyet tasarrufu anlamına gelir.
Operasyonel verimlilik, e-arşiv fatura kullanımının bir başka önemli avantajıdır. Faturaların elektronik olarak hızlı bir şekilde düzenlenmesi ve gönderilmesi, işlemleri hızlandırır ve manuel hataları azaltır.
Bu da işletmelerin genel iş akışlarında bir iyileşme ve müşteri memnuniyetinde artış sağlar. e-Arşiv faturaların dijital ortamda saklanması, herhangi bir denetim veya gereklilik durumunda kolay ve hızlı erişim imkanı sunar.
Bu faturalar, işletmelerin fatura takibi ve yönetimini daha iyi bir şekilde yapmalarına olanak tanır. Özellikle e-ticaret platformları ve birçok işletme için e-Arşiv fatura, müşteri ilişkileri yönetimini ve satış sonrası hizmetleri iyileştirmek için değerli bir araçtır.
e-Arşiv sistemi, işletmelerin fatura verilerini analiz etme ve stratejik kararlar alırken bu bilgilerden yararlanma imkanı da sunar.
e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?
e-Arşiv , iptal edilebilir veya yeniden düzenlenebilir. E-Arşiv Fatura iptali fatura kesim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde yapılmalıdır. Yedi gün sonra iptal edilmeyen faturalar için iade faturası işlemleri gerçekleştirilmelidir.
e-Arşiv Fatura Nereden Sorgulanır?
e-Arşiv fatura sorgulama işlemi GİB üzerinden yapılmaktadır. Sorgulama işlemi yapılırken, e-arşiv üzerinde yer alan numaranın doğru girildiğinden emin olunmalıdır. Sorgulama işlemi GİB’in e-arşiv fatura sorgulama ekranı üzerinden yapılmaktadır.
E-Arşiv Faturanın Kapsam ve Yükümlülüğü Nedir?
E-Arşiv Faturanın kapsamı, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tasarrufundadır.Kapsam, şekil ve standartları GİB tarafından belirlenir. Bu esas ve standartlara göre e-arşiv fatura, elektronik ortamda kesilir, saklanır ve gerektiğinde raporlanabilmektedir. Günlük olarak 6.900 TL ve üzeri satış gerçekleştiren kişi veya işletmelerin, iletecekleri fatura türü e-arşiv fatura formatı olması gerekmektedir.
e-Arşiv Fatura Kesebilmek için Hangi Programlar Gerekli?
e-Arşiv Fatura, hem özel entegratörler yoluyla, hem de GİB Portal üzerinden kesilebilmektedir. E-Arşiv fatura portalı, Google Chrome, Opera, Firefox, Safari gibi arama motorları ile uyumlu çalışabilmektedir. Ancak fatura kesilecek bilgisayarda JRE: Java Run Time programı kurulu olmalıdır. Java Runtime ayarını yapmak için;
Denetim masasına gidilmelidir, Java paneline giriş yapıldıktan sonra ‘View’ seçeneği tıklanmalıdır. Açılan alanda parameter bölümünde -Xmx256m değerleri ilgili alana girilmelidir.