Günümüzde dijitalleşmenin etkileri, hemen hemen her alanda hissedilir ve bu değişim, iş dünyasında da kendini gösterir. Gelir İdaresi Başkanlı tarafından her sene limitleri güncellenerek birçok işletme için zorunlu olan e-fatura kullanımı yaygınlaştırılmaya çalışılmaktadır. GİB tarafından alınan kararlarlar ışığında; e-faturanın kimler için zorunlu olduğu, nasıl kesileceği ve nasıl kullanılacağına dair ayrıntıları Meadify Blog okuyucuları için bir araya getirdik.
Bu yazımızı okuyarak işlemlerin elektronik ortama taşınmasıyla ön plana çıkan e-Fatura sistemini detaylı bir şekilde öğrenebilirsiniz. Yine; e-Fatura nedir, nasıl kesilir, kimler kullanmak zorundadır ve e-Fatura kullanmanın faydaları nelerdir gibi soruların yanıtlarını da yazımızı okumaya devam ederek öğrenebilirsiniz.
E-Fatura Nedir?
e-Fatura, kâğıt fatura yerine elektronik ortamda oluşturulan, saklanan, iletilen ve arşivlenen bir fatura türüdür. Hukuki olarak kağıt fatura ile aynı geçerliliğe sahip olan e-fatura, güvenli ağlarda uzun yıllar saklanır. Geleneksel faturaların aksine fiziksel bir kopyaya ihtiyaç duymaz ve tamamen dijital bir formattadır. E-Fatura sistemini kullanmak, işletmelerin işlemlerini hızlandırırken aynı zamanda çevreye olan etkilerini de azaltmalarını sağlar.
E-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Fatura nasıl kesilir sorusunun cevabı için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanmış bir e-Fatura uygulamasına sahip olmanız gerekir. E-Fatura kesme süreci, kullanılan yazılıma göre değişiklik gösterebilir fakat genel olarak fatura bilgilerinin elektronik ortama girilmesi ve ilgili taraflara iletilmesi şeklinde işler.
GİB Üzerinden E-Fatura Kesmek
Gelir İdaresi Başkanlığının sunduğu web tabanlı uygulama veya entegrasyon hizmetleri aracılığıyla e-Fatura kesilebilir. GİB Portal üzerinden kesilecek fatura miktrı, aylık 600 adet fatura ile sınırlandırılmıştır ve kesilen bu faturalar sistemde 6 ay boyunca saklanır. GİB Portal üzerinden e-fatura kesmek, genellikle küçük işletmelerin tercih ettiği bir yöntemdir.
Gelir İdaresi Başkanlığının resmî web sitesinde yer alan e-Fatura portalı üzerinden kullanıcı hesabı oluşturarak, gerekli bilgileri girip fatura kesme işlemini gerçekleştirebilirsiniz. Bu süreç, işletmelerin hem zamandan tasarruf etmelerini sağlar hem de fatura işlemlerini kolayca takip etmelerine yardımcı olur.
Entegrasyon Yöntemiyle E-Fatura Kesmek
Özellikle büyük işletmeler, kendi muhasebe veya ERP sistemlerini GİB’e entegre ederek e-Fatura kesmeyi tercih eder. Bu yöntem, yüksek fatura hacmi olan işletmeler için zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. Entegrasyon, işletmelerin mevcut sistemlerinin Gelir İdaresi Başkanlığının elektronik fatura sistemine doğrudan bağlanmasını ve fatura bilgilerinin otomatik olarak iletilmesini sağlar. Bu otomasyon sayesinde manuel hata riski azalır ve faturalandırma süreçleri hızlanır.
Söz konusu entegrasyon çözümü, özellikle birden fazla birim veya şube yöneten büyük ölçekli işletmeler için büyük kolaylık sağlar. Ayrıca bu yöntem, işletmelerin kendi iç kontrollerini ve raporlama süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmelerine imkân tanır.
Özel Entegratör Aracılığıyla Fatura Kesmek
Özel entegratörler, GİB tarafından yetkilendirilmiş kuruluşlardır ve işletmeler adına e-Fatura işlemlerini yönetir. Bu hizmet, özellikle entegrasyon sürecini kendileri yönetmek istemeyen işletmeler için uygundur. Özel entegratörler yoluyla ksilen faturalar sistemde 10 yıl süreyle saklanmakta ve korunmaktadır. Eğer istenirse özel entegratörler aracılığıyla kesilen faturalar yıllar sonra bile raporlanabilir, ve ulaşılabilir formattadır.
Özel entegratörler, işletmelerin e-Fatura süreçlerini baştan sona yöneterek fatura kesiminden, gönderimine, arşivlenmesine kadar tüm işlemleri üstlenir. Bu hizmet, işletmelere önemli bir zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.
Ayrıca özel entegratörlerin sunduğu ek hizmetler ve destek, işletmelerin e-Fatura süreçlerinde karşılaşabilecekleri teknik zorlukların üstesinden gelmelerine yardımcı olur. Bu hizmetler sayesinde işletmelerin e-Fatura sistemine geçiş süreci kolaylaşır ve bu sistemden en iyi şekilde faydalanmaları sağlanır.
Her üç yöntem de işletmelerin ihtiyaç ve özelliklerine göre avantajlar sunar. Küçük ve orta ölçekli işletmeler için Gelir İdaresi Başkanlığının web tabanlı uygulaması, uygun bir başlangıç noktası olabilirken büyük ölçekli işletmeler, entegrasyon veya özel entegratör hizmetlerinden faydalanabilir.
Kimler E-Fatura Kullanmak Zorundadır?
2023 yılı ile birlikte, yıllık geliri 3 Milyon TL ve üzerinde olan tüm işletmelerin e-fatura kullanımı, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından alınan kararla zorunlu hale gelmiştir. 2024 yılı için bu ciro haddinin düşmesi beklenmektedir. E-Fatura kullanımını yaygınlaştırmak, kayıt dışı satışlaın önüne geçmek için her yıl bu limitlerin aşağıya çekildiği gözlenmektedir.
Gelir İdaresi Başkanlığı, belirli kriterlere göre işletmeleri e-Fatura kullanmaya zorunlu tutar. Özellikle ciro büyüklüğü belirli bir limitin üzerinde olan işletmeler, oteller, gayrimenkul sektörü ve araç alım-satımı yapan işletmeler, e-Fatura kullanmak zorundadır.
Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği kriterlere göre, cirosu 500 bin TL ve üzeri olan otel, gayrimenkul, araç alım-satım ve benzeri sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için e-Fatura kullanımı zorunludur. Bu, kimler e-Fatura kullanmak zorunda sorusuna cevap niteliği taşır.
E-Fatura Kullanmanın Faydaları Nelerdir?
E-Fatura kullanmanın pek çok faydası vardır. İşlemlerin hızlanması, hata oranlarının azalması, kâğıt tüketiminin düşmesi ve arşivleme kolaylığı gibi faydalar işletmelerin operasyonel verimliliğini artırır.
E-Tahsilat İşlemlerini Hızlandırır
E-Fatura, ödeme süreçlerini hızlandırır ve tahsilatların daha etkin bir şekilde yapılmasını sağlayarak karlılığını artırır.
Hataları Ortadan Kaldırır
Manuel fatura kesme işlemlerinde oluşabilecek hatalar, e-Fatura sistemi kullanılarak büyük ölçüde azaltılabilir. Elektronik ortamda yapılan işlemler, hata yapma ihtimalini minimize eder.
Kâğıt Tüketimini Azaltır
E-Fatura, sürdürülebilir bir dünya için kâğıt tüketiminin azaltılmasına katkıda bulunur. Çevresel etkinin azaltılması, işletmelerin çevre dostu imajını güçlendirir.
Kolay Arşivleme ile Kaybolmaz
E-Faturalar, elektronik ortamda saklandığı için kaybolma veya zarar görme riski taşımaz. Ayrıca gerektiğinde kolayca erişilebilir ve yönetilebilir.
E-Fatura Hangi İşletmeler için Zorunlu Tutulmuştur?
E-Fatura kullanımı, özellikle belirli bir ciroya ulaşmış işletmeler, belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler ve devletle iş yapan kurumlar için zorunlu hale getirilmiştir. Bu zorunluluk, ekonomide şeffaflığı artırmak ve kağıt kullanımını azaltmak amacıyla getirilmiştir.
Aşağıdaki işletmelerin yıllık kazançları 500 Bin TL ve üzerinde olması halinde, e-fatura kullanmaları zorunludur.
- Otel, turizm sektörü
- Oto alım satım ve kiralama yapanlar
- E-ticaret & pazaryeri satıcıları
- Emlak ve gayrimenkul alım satım işlemi gerçekleştiren işletmeler
E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
Yaygınlaşan e-dönüşüm uygulamaları ile e-fatura kullanımı da kendinden sıkça bahsettirmekte ve birçok işletme için tercih edilmektedir.
E-Fatura başvurusu yapmak için ilk adım, Gelir İdaresi Başkanlığının resmî web sitesi üzerinden gerekli formun doldurulmasıdır. Başvurunun kabul edilmesinin ardından işletmeler, e-Fatura sistemini kullanmaya başlayabilir.
Tüzel kişiler e-fatura başvurusu yapacaksa, Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM) üzerinden mali mühür edinmelidirler. Kurumsal imza yerine geçen bu USB Tubitak tarafından gönderilmektedir. İlgili USB e-fatura başvurusu esnasında bilgisayarınıza takılı ve çalışır halde olmalıdır.
Şahıs şirketi olarak e-fatura başvurusu yapılacaksa, e-imza kulanılmalıdır. E-Fatura başvurusu için gerekli olan e-imza Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) başvuru formu doldurularak alınmaktadır. E-İmzanın e-fatura başvurusu yapmadan önce temin edilmesi gerekmektedir. Her yıl yenilenen e-imza fiyatları kaç yılık olarak alacağınıza göre değişmekle birlikte, bir yıllık, iki ve üç yıllık olarak satılmaktadır.
E-Fatura ve E-Arşiv Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?
E-Fatura ve e-Arşiv, elektronik faturalandırma sistemleridir ancak aralarında bazı temel farklar vardır. E-Fatura, alıcı ve satıcı arasında elektronik ortamda iletilen bir faturadır, e-Arşiv ise elektronik ortamda oluşturulan ancak alıcısına kâğıt olarak iletilen faturalar için kullanılan bir sistemdir. E-Fatura UBL-TR formatındayken, e-arşivde format zorunluluğu bulunmamaktadır. Her iki fatura türünde de mali mühür kullanılabilir, ancak e-arşiv fatura türünde mali mühür kullanım zorunluluğu bulunmamaktadır.
Tüm Siparişleriniz Otomatik Faturalardan: Meadify ile İşler Yolunda!
Meadify ile satış faturalarınız otomatik oluşsun, işleriniz ve tahsilatlarınız hızlansın. E-Fatura süreçlerinizi kolaylaştırarak iş yükünüzü azaltan e-ticaret otomasyonu Meadify ile işlemlerinizi hızlandırın. Meadify ile e-Fatura süreçlerinizi sorunsuz bir şekilde yönetebilir, işletmenizin verimliliğini artırabilirsiniz.